Wij verzamelden via facilitair managers en projectverhuizers de belangrijkste aandachtspunten. Doe er uw voordeel mee.

1. De voorbereiding is cruciaal. Maak samen met de projectverhuizer een verhuisdraaiboek, waarin alle elementen (contactpersonen, mobiele nummers, indelingen, stickers, planning en wie doet wat) zijn opgenomen. Dit is niet alleen handig voor de uitvoering en de opvolging, maar kan goed dienen als basis van de offerte. Bespreek dit met uw verhuizer; er is vast wel een standaard draaiboek beschikbaar dat op maat gemaakt kan worden.
2. Een duidelijk inzicht in de te verhuizen materialen en goederen bepaalt de prijs en de in te zetten hulpmiddelen door de verhuizer. De verhuizer gebruikt naast dozen en rolcontainers ook speciale meubelhondjes, kastenrollers en computerdozen. Neem niet altijd alles mee, maar denk ook na over bijvoorbeeld archiefopslag, de nieuwe (IT) eisen, of het niet te vol zetten van de nieuwe ruimtes.
3. Deel in samenspraak met uw medewerkers de nieuwe ruimte in. Bespreek dan ook de kastruimte en de maximale hoeveelheid mee te nemen goederen. De diverse inventaris wordt door u gecodeerd op basis van de nieuwe indeling. Zorg ervoor dat op de nieuwe locatie deze indeling duidelijk is voor verhuizers en eigen personeel door bewegwijzering of stickers.
4. Bij kostbare zaken zoals kunst of geavanceerde IT apparatuur is het goed verhuismaterieel en extra zorg noodzakelijk. Bespreek dit vooraf met de verhuizer en check het ook in de verzekeringsvoorwaarden.
5. De belangrijke rol van IT in het bedrijf bepaalt ook de uitvoering van dit deel van de verhuizing. Bepaal wat u vervangt en meeneemt. Bepaal wie er computer en serverapparatuur afkoppelt en weer aansluit. Wie zorgt er voor het vakkundig opbossen van de meters kabels die er voor de IT/Telecom gebruikt worden? Wie is er verantwoordelijk voor het patchen (verbinden van wall outlets naar de patchkast naar data of telefonie componenten)? En moeten de verbindingen in lijsten weergegeven worden?
6. De nieuwe situatie dient uiteraard klaar voor inrichting te zijn met de nieuwe vloerbedekking en de eventuele huisstijl. Een ervaren bedrijfsverhuizer heeft materialen om beschadiging te voorkomen op bijvoorbeeld hoeken, een lift of een nieuwe vloer.
7. Bij een verhuizing tussen 2 locaties is de laad- en losruimte voor de verhuiswagens van groot belang. Zet het eventueel vooraf af met linten, zodat e.e.a. vlot verloopt. Let hierbij ook op het gebruik van bestaande liften of in te zetten liften door de verhuizer.
8. Benoem een vast aanspreekpunt voor de verhuizer, bij voorkeur met een backup. De verhuizer zal dit ook doen. Dit is belangrijk gedurende het proces om snel te schakelen bij vragen of problemen.
9. Als uw eigen medewerkers een belangrijke rol hebben in de verhuizing, zorg er dan voor dat u samen met de verhuizer deze instructies opstelt en uitdeelt.
10. Bepaal vooraf het moment waarop de werknemers zelf hun kamer inpakken en het moment van uitpakken.
11. Vaak wordt na het verdelen van de inventaris op de nieuwe locatie gelijk het afrondende montage werk uitgevoerd. Denk hierbij aan het ophangen van whiteboards, kunst, lampen, maar ook het stellen van bureaus, etcetera.
12. Neem de tijd om na afronding van de diensten alles na te lopen met de verhuiscoördinator. Hier kunnen eventuele afrondende werkzaamheden besproken worden.
13. Dan nog even de restanten. Iedere verhuizing leidt tot schoonmaak en tot overtollige zaken. Vaak wordt dit verdeeld onder het personeel of geschonken aan een locaal goed doel. Grote hoeveelheden kunnen door opkopers aangekocht worden.
14. Tenslotte nog even de timing. Soms kiest men voor nachtelijke uitvoering of in het weekend om de bedrijfsvoering zo min mogelijk te verstoren. Dit zorgt uiteraard voor een kostenverhoging, maar bespaart “onwerkbare” uren bij uw eigen medewerkers.

Keuze

U kiest de verhuizer met de beste prijs/kwaliteitsverhuizing. Een betrouwbare partner met voldoende ervaring, voldoende materieel en natuurlijk voldoende medewerkers. De zekerheid van uitvoering volgens uw wensen. Het is verstandig om uw wensen in een programma van eisen te stellen. Denk hierbij ook aan mogelijke referenties, en eisen op gebied van ISO en VCA. U kunt hier snel en gemakkelijk een offerte aanvragen bij ervaren bedrijfsverhuizers voor uw regio.